Pembentangan yang baik adalah perlu bagi sesiapa sahaja yang terlibat dalam semua bidang pekerjaan terutamanya penceramah, pendidik, pegawai pemasaran dan sebagainya. Kita mungkin pernah menghadiri banyak sesi pembentangan semasa belajar di sekolah, Universiti dan seminar-seminar semasa. Pernahkah kita mengahadapi pembentangan yang begitu membosankan. Ini adalah gejala yang biasa disebut "death by Powerpoint", Jika kita buat carian menggunakan google kita akan dapati tedapat 40200 topik berkaitannya. Pembentanga yang kosong, grafik yang padat, teks yang kurang menarik ditambah pula dengan penyampai yang langsung tidak berminat untuk memastikan audien memahami apa yang ingin disampaikan tambah memburukkan keadaan.
Sebenarnya kemahiran pembentangan boleh dipelajari dan diperbaiki. Disini saya ingin kongsikan beberapa Tips yang boleh kita sama-sama praktikkan agar kita dapat meraih perhatian audien kita dan apa yang penting mesej yang ingin disampaikan dapat diterima dan difahami dengan baik.
# 1- REKABENTUK YANG SEDERHANA
Teori rekabentuk yang boleh digunapakai ialah "simplicity". Ringkas dan sederhana dan ia boleh jadi hanya satu imej atau satu patah perkataan. Apa yang penting ialah huraian penyampai boleh terjemahkannya menjadi suatu yang menarik. Kita secara realistiknya tidak boleh menyampaikan semua maklumat yang ada dalam ruang masa yang terhad, oleh sebab itu pilih maklumat penting sahaja untuk disampaikan.Konsep simplicity ialah "many things to many people". Contoh konsep simplicity dalam pembentangan adalah seperti gambar dan link di bawah:
# 2 - MEMAHAMI TEORI 'LOAD OF COGNITIVE'
Teori ini menekankan maklumat yang ingin disampaikan kepada otak mesti pada tahap minium semasa proses pembelajaran. Ini terutamanya apabila kita ingin menyampaikan perkara baru kepada audien kita, seharusnya maklumat yang ingin disampaikan tidak terlalu padat denga teks dan bullet point yang berlapis-lapis dalam satu slide.
Tidak semua orang boleh mendengar dan membaca dalam satu masa. Tidak ada guanaya kita masukkan maklumat dalam ayat yang penuh dalam slide jika dalam masa sama kita membaca ayat-ayat tersebut. lebih baik kita cetak atau email maklumat tersebut untuk mereka baca di lain masa.
Apa yang boleh kita buat seharusnya hanya paparkan beberapa perkataan atau grafik sahaja yang boleh menyokong mesej kita. Dengan cara ini mereka akan dengar apa yang kita cakap berdasarkan tema yang ingin disampaikan dan boleh lihat visual yang disampaikan. Mereka tidak perlu terkejar-kejar untuk baca ayat-ayat dalam bentuk senarai bullet point kita dan dalam masa sama berusaha keras untuk menapis apa maklumat penting yang ingin kita sampaikan. Kita berikan mereka gambaran ringkas dan satu point sahaja dalam slide untuk mengalihkan tumpuan mereka agar tidak 100% tertumpu kepada slide semata-mata.
Mereka akan memberi sedikit tumpuan pada slide dan memberi lebih mendengar apa yang kita katakan.
Rujukan luar:
http://blog.slideshare.net/2014/03/03/cognitive-load-theory-and-your-presentation/
www.editlib.org/p/28143/article_28143.pdf
“Words should be presented as speech (i.e., narration) rather than text (i.e., on-screen text) or as speech and text.”
— Richard Mayer
# 3- BIJAK MEMILIH FONT
Font yang digunakan dalam pembentangan hampir sama pentingnya dengan mesej yang ingin kita sampaikan. Menggunakan bukan font "default" yang biasa dalam powerpoint boleh memberi kelainan dan lebih mencerminkan karektor tersendiri penyampai.
Bagi yang mencari kelainan dalam memilih font untuk pembentangan, kita boleh dapatkan koleksi font daripada laman web http://www.dafont.com. Melalui laman ini kita boleh muat turun font secara percuma
Setelah mendapatkan font yang menarik, bebeapa perkara harus juga diberi perhatian. Pastikan font yang dipilih mudah di baca. Saiz juga harus diberi penekanan, dicadangkan saiz font tidak kurang 30pt. Kita mungkin pernah mendengar bilaman ada yang berkata tidak boleh guna font 30pt ke atas kerana bahan yang nak dibentangkan tidak muat slide. Jika kita hendak bentangkan dapatan yang banyak dan data yang mengelirukan adalah lebih baik kita beri dalam bentuk "hand out sahaja".
Hanya masukkan maklumat terpenting sahaja dalam slide.
Bagi jenis font pula, menggunakan Sans serif font adadah lebih mudah dibaca berbanding menggunakan serif font. Ini kerana Serif font ada "tail" pada hujungnya manakala Sans Serif font ada tepi 90darjah yang lebar dan lebih jelas. Contoh Serif font ialah
Times New Roman manakal San Serif ialah
Tohama dan banyak lagi seperti contoh di bawah.
Jenis font juga seharusnya tidak melebihi 2 jenis dalam satu pembentangan. Jenis font yang banyak dan bertukar dari satu slide ke satu slide lain boleh mengelirukan audien dan kelihatan tidak profesional. Pastikan mencuba dahulu sebelum membuat pembentangan.
Rujukan tambahan:
1.
http://office.microsoft.com/en-us/powerpoint-help/which-fonts-look-good-in-presentations-HA001124394.aspx
2.
http://presentationsoft.about.com/od/powerpointtipsandfaqs/tp/080119powerpoint_font_tips.htm
#4- MENGGUNAKAN IMEJ YANG EFFEKTIF
Didalam meyampaikan tema dan ide, imej yang baik adalah perlu. Kita boleh memilih imej yang menarik melalui lama iStockPhoto.com atau Flickr.com.
Cuba kita perhatikan kepda 2 slide di atas. Disebelah kanan adalah slide tipikal dengan tajuk dan
point dalam bentuk
bullet point yanag membosankan. Terdapat 4
point yang berbeza dalam slide tersebut. Di sebelah kiri adalah paparan grafik dimana 2
point penting daripada 4
point tadi dipecahkan kepada slide solo dengan imej yang menarik. Penyampai boleh fokus kepada
point dan audien tidak keliru dan membaca pada slide. Pemilihan tema, skema warna dan model membolehkan audien faham pointnya dipecahkan tetapi ada perkaitan.
#5- AMBIL MASA UNTUK MERANCANG
Menghasilkan pembentangan yang efektif tidak begitu mudah. Kita ada banyak maklumat yang ingin diampaikan dalam masa yang terhad. Kita perlu memastikan mesej yang dismpaikan ringkas dan mudah difahami. Perancangan masa pembentangan amat penting.
Setiap satu pembentangan adalah berbeza, jangkaan masa bagi setiap pembentangan juga berbeza dan tidak boleh dijangka. Ada berpendapat membuat pembentangan yang baik tidak cukup sekadar satu hari sahaja bayangkan proses membuat, menyemak semula, membuat, praktis, mendapat maklumbalas mengambil masa yang banyak. Pembentangan yang dibuat secara tergesa-gesa biasanya akan berakhir dengan pembentangan yang membosankan dan tidak memberi kepuasan kepada penyampai dan audien.
Rujukan luar:
http://www.speakingaboutpresenting.com/delivery/keep-to-time-presentation/
# 6- MERANCANG
Ramai dikalangan kita bila menyebut tentang pembentangan, kita akan terus buka kamputer dan program Power Point. Ada pandangan mengatakan untuk menghasilkan pembentangan yang menarik harus bermula dengan perancangan berbentuk analog. Keluar dan elakkan terikat dengan slide Power Point terlebih dahulu semasa merancang.
Mulakan perancagan dengan sebatang pensil dan sehelai kertas terlebih dahulu. Kita boleh print slide kosong, melakar idea, rekabentuk pada slide kosong, mana yang perlu dimasukkan mana yang tidak perlu boleh dipadam dengan mudah. Idea dapat dijana dengan bebas dan pandangan bagi keseluruhan aliran pembentangan dapat dilihat dan dirancang dengan mudah.
Rujukan luar:
http://www2.le.ac.uk/offices/ld/resources/presentation/planning-presentation
# 7- LATIHAN
Banyak pembentangan melalui seminar atau pembentangan produk yang kita hadiri kelihatan terlalu tergesa-gesa, tidak cukup persediaan dan gagal untuk menyampaikan mesej yang ingin disampaikan. Kebanyakan pembentang yang baik akan membuat latihan terlebih dahulu sebelum pembentangan dibuat. CEO Apple Steve Jobs mengambil masa sebulan bersama stafnya untuk sediakan pembentangan. Persediaan dan latihan akan menghasilkan pembentangan yang mengikut aliran yang baik dan lancar. Ia akan nampak natural dan santai seakan-akan penyampai tidak pernah berlatih sebelum membuat pembentangan. Saya yakin anda pernah menyaksikan pembentang yang hebat seperti yang saya maksudkan.
Banyak cara untuk berlatih. ada yang berlatih degan meneliti dan menghayati slide-slide yang disediakan. Ada yang merakam video dan menonton semula untuk melihat kelemahan semasa pembentangan. Anda boleh juga berlatih pada cermin sendirian.
Walaupun tiada satupun kaedah latihan yang boleh dibuktikan sebagai terbaik tetapi latihan sebelum pembentangan dalah perlu.
Rujukan luar:
http://www.drmichellemazur.com/2012/03/practice-presentation-speech.html
http://www.forbes.com/sites/forbesleadershipforum/2013/06/19/the-only-way-to-prepare-to-give-a-presentation/
# 8 - ELAKKAN MEMBACA SLIDE
Harus diingat slide power point ialah latar belakang visul kepada pembentangan anda. Ianya bukan skrip atau nota yang perlu dibaca.
Jika kita membaca slide, audein akan menganggap kita tidak cukup pengetahuan tentang apa yang kita sampaikan dan tidak cukup persediaan. Apabila muka kita dihadap membelakangi audien untuk membaca slide, ia kan mewujudkan
impersonal wall diantara kita dan audien. Semasa pembentangan kita sedang bercakap dengan audien atau bersama audien, pandangn dan eye contact dengan audien perlu wujud dan bukannya membaca slide.
Rujukan luar:
http://www.presentationadvisors.com/5-tips-to-help-avoid-reading-your-slides
http://presentationsoft.about.com/od/presentationmistakes/tp/080722_presentation_mistakes.htm
# 9 - GUNAKAN SLIDE HITAM/GELAP
Kelebihan menggunakan slide hitam ialah ianya akan mengalihkan perhatian audien kepada pembentang. harus diingat slide atau visual hanyalah latar belakang kepada pembentangan kita, Kita perlu menjadi bintang dan kita perlu pastikan tumpuan audien seboleh mungkin hanya terarah kepada kita sahaja. Oleh yang demikian kemahiran penyampaian kita adalah penting.
Rujukan luar:
https://decker.com/blog/influence-with-black-slides/
http://philpresents.wordpress.com/2012/03/23/5-reasons-why-black-is-the-new-white/
#10- HUBUNGAN DENGAN AUDIEN
Pembentangan seharusnya menggalakkan kamunikasi dua hala antar pembentang dan audien. Ini bermakna kita perlu sentiasa berinteraksi untuk mewujudkan komunikasi dua hala. Kemahiran memanipulasi emosi seperti unsur humor,sedih dan sebagainya yang membolehkan audien ketawa dan sedih juga merupakan cara mewujudkan hubungan dengan audien. Bahasa badan,
eye contact juga boleh dipraktikkan. Jika membuat pembentangan
eye contact penting, ada pembentang yang hanya melihat side atau laptop sahaja dan hasilnya anda juga sedia maklum dan boleh menilainya. Satu cara lain ialah dengan berkongsi cerita peribadi, ini satu cara yang terbukti boleh menarik perhatian audien.
Rujukan luar:
http://blog.penelopetrunk.com/2007/10/15/5-ways-top-speakers-connect-with-their-audience/
Daripada pengalaman anda menghadiri sesi pembentangan dan melalui saat memboringkan pastinya anda boleh berusaha untuk mencuba bertukar daripada corak pembentangan standard kepada membawa kelainan melalui tips ini. Semoga ianya bermanfaat dan dapat dipraktikan bersama.
